Biurowy niezbędnik. Co Kupić do biura?
Przemyślana organizacja wyposażenia biura nie tylko optymalizuje pracę, ale także czyni ją przyjemniejszą i bardziej komfortową. Wielu początkujących administratorów biur ma problem z wyborem właściwych akcesoriów biurowych. Nierzadko zdarza się im zapomnieć o podstawowych produktach niezbędnych do pracy w biurze. Jak nie popełnić tego błędu? Oto nasz biurowy “must have”, który pozwoli Ci zapanować nad biurowym terytorium.
Zapanuj nad dokumentami — segregatory, teczki, koszulki, spinacze.
Bez względu na branżę, w każdym biurze mamy do czynienia z nieustannym przepływem dokumentów, a także z koniecznością ich archiwizacji. Faktury, dokumentacja pracownicza, sprawozdania i raporty to zaledwie kilka przykładów dokumentacji biurowej, które wymagają uporządkowanego i bezpiecznego przechowywania. Dlatego w każdym biurze musi znaleźć się zapas segregatorów, teczek, koszulek i spinaczy, dzięki którym posegregujmy dokumenty biurowe i zabezpieczymy ich treść, przed osobami trzecimi. Należy pamiętać, że zgodnie z przepisami RODO obowiązuje tzw. “zasada czystego biurka”, oznacza to, że na biurku mogą znajdować się tylko dokumenty, które są nam aktualnie niezbędne do pracy.
Porządek w dokumentach nie tylko przyspiesza i ułatwia pracę, ale jest także wymagany pod kątem ochrony danych firmowych i osobowych. Segregatory i teczki, które można opisać to niezbędniki w każdym biurze rachunkowym i księgowym, dziale kadr, a także we wszystkich branżach, gdzie konieczne jest przechowywanie danych klientów i szybki dostęp do nich.
Koszulki i spinacze to dobre uzupełnienie, które optymalizuje przechowywanie dokumentów składających się z kilku stron, zwłaszcza takich jak umowy, wyciągi bankowe, czy też teczki pracowników.
Pamiętaj o zapasie biurowych artykułów do pisania — długopisy, zakreślacze, markery, ołówki, gumki.
Biurowe artykuły do pisania to wyposażenie, którego nigdy nie jest za wiele. Długopis i ołówek to podstawowe akcesoria, które muszą znaleźć się na biurku każdego pracownika, nawet w przypadku pracy przy komputerze. W końcu nie wszystko można zapisać na ekranie komputera, a zdarzają się sytuacje, gdy konieczne jest wypełnienie formularza, złożenie podpisu, czy też szybkie zapisanie informacji, np. nr telefonu, czy też oznaczenie w daty spotkania w kalendarzu.
Warto zadbać także o zakreślacze i markery, zwłaszcza w przypadku częstych spotkań zespołów pracowników, podczas których wykorzystuje się tablice lub arkusze papieru np. do rozrysowywania schematów i strategii działania.
Zadbaj o organizację — notesy, karteczki samoprzylepne, organizery biurkowe, kuwety biurowe i kontenery.
Notesy i karteczki samoprzylepne to kolejny biurowy „must have”, który sprawdza się w codziennej organizacji pracy. Notes biurowy umożliwia zapisanie ważnych informacji tj. kontakty do klientów, czy też terminów spotkań. Z kolei karteczki samoprzylepne to gadżet, który zawsze warto mieć pod ręką do zapisania szybkiej notatki, czy też opisania lub oznakowania danych plików dokumentów, lub ich poszczególnych stron.
Organizery biurkowe i kuwety biurowe pomagają w utrzymaniu porządku na stanowisku pracy. Dzięki nim dokumenty, z którymi pracujemy są uporządkowane, a na naszym biurku nie przewracają się akcesoria do pisania, czy też inne gadżety tj. gumka do mazania, spinacze itp. Warto wybrać organizery, które posiadają wiele przegródek np. osobną na stojące segregatory, osobną na notes i leżące dokumenty lub teczki, a także przegrodę lub pojemnik na długopisy, ołówki czy też telefon firmowy.
O tym także musisz pamiętać — tusz do pieczątek, akumulatory i ładowarki, koperty, pinezki…
Pracownicy biurowi doskonale wiedzą, że nic tak nie irytuje jak wyczerpane baterie w myszce komputerowej lub klawiaturze. Dlatego najlepszym rozwiązaniem, które będzie także wyrazem troski o naszą planetę, jest zakup wielorazowych akumulatorów wraz z ładowarką. Dzięki temu nie musimy martwić się o zapas baterii, a także generujemy mniej szkodliwych odpadów.
Tusz do pieczątek to kolejny produkt, który zazwyczaj kończy się w najmniej oczekiwanych sytuacjach. Stąd warto zadbać, aby zawsze mieć w wyposażeniu kilka zapasowych butelek tuszu, zwłaszcza gdy pracownicy często korzystają z pieczątki.
Do wyposażenia biura, o którym nie można zapomnieć należą również koperty o różnych rozmiarach, pinezki, szpilki, czy też przybory geometryczne takie jak choćby linijka. Każda z tych rzeczy zazwyczaj przydaje się w pracy biurowej.